Konferenssystemet är helheten – inte en enskild produkt
Konferensteknik är den samlade AV-teknik som används för presentationer, möten och hybridmöten. Den kan omfatta skärm eller projektor, kamera, mikrofoner, högtalare, videokonferens, signaldistribution, styrsystem och tillgängligt ljud. Skärmen måste få rätt bild, mikrofonerna fånga dem som talar, högtalarna återge både presentationer och distansdeltagare tydligt och styrningen göra hela systemet begripligt. USB, nätverk, bildsignaler, ljud, styrning, kabelvägar och ström behöver dessutom fungera tillsammans.
- Skärm eller projektor dimensionerad efter rum och innehåll
- Kamera och mikrofoner placerade efter deltagarna
- Ljudsystem och DSP projekterade för tydligt tal
- Signaldistribution, USB och nätverk som fungerar tillsammans
- Styrning som gör komplexiteten enkel för användaren
- Hörslinga och tillgängligt ljud integrerat i samma system
Konferensteknik börjar med hur rummet ska användas
Två konferensrum kan vara lika stora men kräva helt olika lösningar. Ett används kanske främst för interna Teams-möten, ett annat för kundpresentationer och ett tredje för utbildningar, hybridmöten och större sammankomster.
Därför börjar AVAB med funktionerna: antal deltagare, distansmöten, mikrofontäckning, lokal talförstärkning, hörslinga, egna datorer, flera kameror, delbara rum och om befintlig teknik kan behållas.
Rätt konferenssystem är inte det mest avancerade systemet. Det är det minst komplicerade system som klarar alla krav på ett bra sätt.
- Hur många personer ska delta?
- Ska deltagare kunna vara med på distans?
- Ska personer runt hela bordet kunna höras utan bordsmikrofoner?
- Behövs lokal talförstärkning eller hörslinga?
- Ska besökare använda egna datorer?
- Behöver flera kameror eller delbara rum stödjas?
Ljudet är ofta den viktigaste delen av konferensrummet
En dålig bild är störande. Dåligt ljud kan göra ett videomöte omöjligt. I mindre rum kan mikrofoner och högtalare i en videokonferensenhet ge ett bra resultat, medan större rum behöver ljudprojektering.
AVAB bygger konferenssystem med bland annat takmikrofoner, bordsmikrofoner, trådlösa mikrofoner, digital signalbehandling och separata högtalarsystem.
I större lösningar kan en DSP, Digital Signal Processor, hantera flera mikrofoner och högtalarzoner. Automix kan styra vilka mikrofoner som är aktiva och AEC, Acoustic Echo Cancellation, används för att hindra distansljud från att skickas tillbaka som eko.
- Tak- och bordsmikrofoner efter rummet
- Trådlösa mikrofoner för talare och publik
- DSP och automix för större system
- AEC för hybridmöten
- Högtalare och zoner dimensionerade efter lokalen
Naturliga samtal utan mikrofoner och kablar på bordet
Takmikrofoner är särskilt användbara när många deltagare ska kunna prata naturligt utan mikrofoner på konferensbordet.
Beamforming-mikrofoner kan skapa riktade upptagningsområden och fokusera ljudupptagningen mot de delar av rummet där deltagarna befinner sig.
Tillsammans med DSP kan systemet bearbeta signalerna, hantera ekosläckning och skicka rätt ljud till både videokonferens och övriga delar av ljudsystemet.
Djupa lokaler behöver distribuerat ljud
När lokalen blir djup räcker det inte alltid med högtalare längst fram. Deltagarna längst bak behöver höra lika tydligt som de som sitter längst fram.
Delayhögtalare får en elektroniskt fördröjd signal så att ljudet från främre och bakre högtalare upplevs sammanhängande. Det är särskilt relevant i djupa konferenslokaler, hörsalar och lokaler med balkong.
- Fronthögtalare och basar
- Kompletterande delayhögtalare
- Flera ljudzoner
- Digital signalprocessor
- Trådlösa hand- och headsetmikrofoner
- Separata mikrofoner för talare och publik
Båda sidor ska kunna se, höra och förstå varandra
Ett hybridmöte fungerar först när deltagarna på båda sidor kan se, höra och förstå varandra. Det handlar därför om mer än att montera en webbkamera ovanför en skärm.
Mikrofonerna ska täcka platserna där människor sitter, kameran ge ett användbart bildutsnitt och högtalarna göra distansdeltagarna tydliga utan att skapa akustiska problem för mikrofonerna.
AVAB bygger både mindre videokonferenslösningar och större konferensrum där video integreras med rummets övriga AV-system, exempelvis med separata kameror, takmikrofoner, DSP och rummets ordinarie högtalarsystem.
Teams Rooms, BYOD och BYOM kan kombineras
Ett fast mötesrumssystem kan vara permanent konfigurerat för exempelvis Microsoft Teams och låta användaren starta ett bokat möte direkt från rummet.
Med BYOD eller BYOM – Bring Your Own Device / Bring Your Own Meeting – använder deltagaren sin egen dator men får tillgång till rummets kamera, mikrofoner, högtalare och bildsystem.
Många verksamheter behöver båda. Det fasta systemet gör vardagens interna möten konsekventa, medan besökare samtidigt kan använda sin egen dator och mötesplattform.
Kameran ska visa mötet – inte bara lokalen
I ett mindre rum kan en kamera eller videobar vid skärmen vara tillräcklig. I större konferensrum kan en kamera längre bak ge bättre bild av talaren eller rummet.
I ännu större system kan flera kameror användas för att växla mellan presentatör, panel och publik. Moderna kameror kan också erbjuda automatisk inramning och talarföljning.
Vilken kameralösning som fungerar bäst avgörs av rummets geometri, sittplatser och mötesform, inte enbart av kamerans upplösning.
Bilden ska gå att läsa från rätt plats
Bildlösningen dimensioneras efter rummets storlek och vad deltagarna faktiskt ska kunna läsa. I mindre och mellanstora konferensrum används ofta professionella bildskärmar.
I vissa rum kan två skärmar vara lämpliga, exempelvis en för distansdeltagarna och en för presentationen. När bildytan behöver bli betydligt större används projektor.
AVAB installerar bland annat professionella skärmar, laserprojektorer, kortskjutande projektorer samt motoriserade och ramspända projektordukar. Valet styrs av synavstånd, ljusförhållanden, lokalens utformning och innehållet som ska visas.
Deltagaren ska inte börja mötet med adapterjakt
Beroende på verksamheten kan konferensrummet byggas med kabelanslutning, USB-C, trådlös presentation eller en kombination.
I rätt system kan USB-C ge tillgång till flera funktioner via en enda anslutning, exempelvis bild, ljud, mikrofon och kamera.
Trådlös anslutning passar när många olika användare snabbt behöver kunna presentera från egna datorer. I andra verksamheter kan fysisk anslutning vara enklare att kontrollera och bättre passa IT- eller säkerhetskrav.
Kamera, mikrofoner och högtalare kan göras tillgängliga utan kabeltrassel
I vissa konferensrum kan användaren ansluta sin egen dator och få tillgång till rummets kamera, mikrofoner och högtalare utan flera separata USB- och bildkablar.
Det ger flexibilitet i rum som används av många personer och där deltagarna kommer med olika mötesplattformar. När trådlös video och USB används är stabilitet och enkelhet viktigare än antalet tekniska funktioner.
Styrsystemet gömmer komplexiteten
Ett större konferenssystem kan innehålla många tekniska komponenter. Användaren ska inte behöva känna till dem.
Med ett styrsystem kan funktionerna samlas i ett enkelt gränssnitt med tydliga val som Starta rum, Presentation, Videomöte, Kamera, Mikrofoner, Volym och Avsluta.
Bakom ett enda knapptryck kan projektorn starta, duken gå ner, rätt bildkälla väljas, DSP växla läge och ljudsystemet aktiveras. AVAB arbetar bland annat med styrsystem från Crestron och Neets.
- Gemensam start och avstängning
- Källval och ljudnivå
- Kamera- och mikrofonfunktioner
- Projektor, duk och bildval
- Programmerat användarflöde efter verksamheten
Nätverket är en del av moderna konferenssystem
Ljud, bild och styrning transporteras i allt större utsträckning över datanätverket. Dante kan exempelvis transportera många digitala ljudkanaler mellan mikrofoner, DSP, förstärkare och andra delar av ett AV-system.
AV-over-IP kan användas när bild och andra signaler ska distribueras till flera destinationer. Det ger skalbarhet och möjlighet till framtida förändringar, men innebär att konferensteknik och IT behöver planeras tillsammans.
Switchar, VLAN, PoE, bandbredd, nätverksuttag och ansvarsfördelningen mellan AV och IT kan därför behöva definieras redan i projekteringen.
Tillgängligt ljud ska vara en del av systemet från början
Hörslingan behöver få rätt ljudsignaler från samma konferenssystem som hanterar mikrofoner, videokonferens och övrig ljuddistribution.
Det är särskilt viktigt i hybridmöten. Deltagaren med hörapparat ska kunna höra både personen som sitter bredvid och den som deltar digitalt från en annan plats.
Samma mikrofonljud till rum, hörslinga och videomöte
Hos Funktionsrätt har AVAB byggt en lösning där en takmikrofon används för flera funktioner samtidigt. Tal i lokalen skickas till rummets ljudsystem, hörslingan och videokonferensen.
Ljudet från fjärrdeltagarna går samtidigt tillbaka till både rummets ljudsystem och hörslingan. Det skapar en sammanhängande ljudkedja där personer på plats och på distans kan delta i samma samtal.
Exemplet visar varför mikrofon, DSP, videokonferens, ljudstöd och hörslinga behöver projekteras som ett enda system.
Rummets akustik påverkar tekniken
Två rum med exakt samma AV-utrustning kan fungera mycket olika. Hårda ytor, glaspartier, takhöjd, rummets form, efterklang och deltagarnas avstånd till mikrofonerna påverkar hur väl tal kan fångas och återges.
AVAB tar därför hänsyn till rummets akustiska förutsättningar när mikrofoner och högtalare placeras och systemet dimensioneras. En signalprocessor kan göra mycket, men den kan inte helt kompensera för ett rum med mycket dåliga akustiska förutsättningar.
Projektera konferenstekniken innan tak och väggar är färdiga
En takmikrofon behöver rätt placering och kabelväg. Skärmar kan kräva förstärkning i väggen. Projektorer behöver rätt kastavstånd. Teknikrack behöver plats, ventilation och åtkomst.
Bord kan behöva uttag för signaler och ström, AV över nätverk kräver rätt infrastruktur och kamerans placering påverkas av både belysning och hur deltagarna sitter.
AVAB kan komma in tidigt och ta fram systemprincip, placeringar, kabelvägar och tekniska förutsättningar samt samordna gränsdragningen mot elektriker, IT, bygg och inredning.
- Behovsanalys och systemprincip
- Placeringar och kabelvägar
- Teknikrack, el och nätverk
- Gränsdragning mot elektriker, IT och bygg
- Installation, programmering och test
- Driftsättning, dokumentation och service
Uppgradera i stället för att byta allt
Befintlig konferensteknik behöver inte automatiskt bytas bara för att en del av anläggningen blivit gammal. Professionella högtalare, projektordukar, förstärkare, skärmar och andra komponenter kan ibland ha lång teknisk livslängd kvar.
Det kan exempelvis vara möjligt att behålla en projektorduk men installera ny laserprojektor, behålla delar av ljudsystemet men komplettera med ny DSP, installera ny kamera och mikrofoner, uppgradera signaldistribution eller bygga ny styrning.
Det viktiga är att skilja mellan utrustning som är gammal och utrustning som faktiskt är uttjänt eller inte längre går att integrera på ett bra sätt.
Samma användarupplevelse kan återkomma i hela organisationen
Organisationer med många konferensrum tjänar ofta på att standardisera lösningarna. Det betyder inte att varje rum måste innehålla samma produkter.
Ett rum för fyra personer och ett styrelserum för tjugo personer kräver olika teknik, men användaren kan mötas av samma sätt att starta rummet, samma grundprincip för presentation och samma typ av användargränssnitt.
För IT- och driftorganisationen ger standardisering dessutom enklare dokumentation, support och reservdelshantering.
Konferensteknik ska fungera även efter driftsättningen
När lösningen driftsätts behöver den dokumenteras och lämnas över så att verksamheten kan förvalta den.
AVAB kan hjälpa till genom hela livscykeln – från konfigurering och ljudinjustering till test, dokumentation, utbildning och fortsatt service.
I större organisationer är det särskilt viktigt med en tydlig struktur för vilka produkter som används, hur systemen är konfigurerade och vilka delar som behöver underhållas eller uppdateras.
AI-funktioner börjar fortfarande med bra mikrofoner
Moderna mötesplattformar kan erbjuda transkribering, undertexter, mötessammanfattningar, identifiering av olika talare och sammanställning av beslut eller åtgärdspunkter.
Mjukvaran är beroende av signalen den får från rummet. Om mikrofonerna inte tydligt fångar vad deltagarna säger får även transkribering och andra automatiska funktioner sämre förutsättningar.
Plattformarnas funktioner beror sedan på bland annat licenser, konton och organisationens egna inställningar.
Samma infrastruktur kan användas för utbildningar och sändningar
Vissa konferensrum används även för utbildningar, webinarier, presentationer och interna sändningar.
När behovet finns kan kameror, mikrofoner och presentationskällor projekteras så att de även kan användas för inspelning eller streaming.
Behovet bör identifieras tidigt, eftersom kameravinklar, ljudrouting och anslutningar kan behöva utformas annorlunda än i ett rent mötesrum.
Från kompakta mötesrum till stora konferenssalar
Hundfjällscenter i Sälen: AVAB har installerat konferensteknik med bild, ljud och styrning i större konferensmiljöer.
Hotell Gustaf Fröding – Värmlandssalen: nytt ljud med fronthögtalare, basar och delayhögtalare, Bose EX-1280C, kamera längst bak i lokalen och Crestronstyrning för bland annat ljud och mikrofonfunktioner.
Lesjöfors AB: 86-tums skärm, kamera, takmonterad mikrofon, trådlös videokonferens och infällda högtalare i en integrerad konferenslösning.
HANZA, Töcksfors: skärm, kamera, trådlös anslutning och styrning integrerade i ett gemensamt system med Crestron-panel.
Loka Brunn: cirka sex meter bred projektorduk, projektor, ljudsystem, delayhögtalare under balkongen, Bose EX-1280, Crestron HDBaseT, CP4 och 7-tums touchpanel.
WermCon: kompakt videokonferenslösning med skärm, kamera och Konftel-lösning med mikrofon och högtalare för konferensbordet.
Claessons: både mellanstora och större konferensrum med laserprojektor eller stor projektorduk, infällda eller separata högtalare, mikrofoner, HDBaseT och Neets-styrning.
Skoghalls Folkets Hus: kortskjutande väggmonterad projektor, infällda högtalare, mixerslutsteg och trådlös överföring av bild och ljud från dator.
Lesjöfors AB – integrerad konferensteknik för videomöten
Hos Lesjöfors AB har AVAB installerat en konferenslösning med 86-tums skärm, kamera, takmonterad mikrofon, trådlös videokonferens och infällda högtalare. Den bakomliggande lösningen kopplar samman mikrofon, kamera, ljud och videomöte till ett integrerat system.
Se referensen Lesjöfors AB Vanliga frågor om konferensteknik
Korta svar om hur konferenssystem, hybridmöten och AV-teknik planeras.
Vad ingår i konferensteknik?
Konferensteknik kan omfatta skärm eller projektor, kamera, mikrofoner, högtalare, DSP, videokonferens, presentationsanslutningar, trådlös bilddelning, styrsystem, nätverk och hörslinga. Exakt omfattning beror på rummets storlek och hur det ska användas.
Vad är skillnaden mellan konferensteknik och videokonferens?
Videokonferens är en del av konferenstekniken. Videokonferens handlar främst om kommunikationen mellan personer på olika platser, medan konferensteknik omfattar hela rummets bild-, ljud-, presentations- och styrsystem.
Vad är skillnaden mellan Teams Rooms och BYOD?
Ett fast Teams Room har en dedikerad rumsenhet som kan användas för att starta möten direkt i konferensrummet. BYOD innebär att deltagaren använder sin egen dator men ansluter till rummets skärm, kamera, mikrofon och högtalare. Ett konferensrum kan byggas för att stödja båda.
Vad är AEC?
AEC står för Acoustic Echo Cancellation, eller akustisk ekosläckning. Funktionen hindrar ljudet från deltagarna på distans från att fångas upp av konferensrummets mikrofoner och skickas tillbaka som eko.
När behövs en takmikrofon?
Takmikrofoner är särskilt användbara i större konferensrum och styrelserum där flera sittplatser behöver täckas utan mikrofoner på bordet. Beamforming-mikrofoner kan skapa riktade upptagningsområden för olika delar av rummet.
Kan samma mikrofon användas för videokonferens, ljudstöd och hörslinga?
Ja. Med rätt DSP och signaldistribution kan samma mikrofonljud skickas till videokonferensen, rummets högtalarsystem och hörslingan. Inkommande ljud från distansdeltagare kan samtidigt återges både i lokalen och via hörslingan.
Vad är en delayhögtalare?
En delayhögtalare används längre bak i en större lokal för att förbättra ljudtäckningen. Ljudsignalen fördröjs elektroniskt så att ljudet från högtalarna längre fram och längre bak når lyssnaren vid rätt tidpunkt.
Ska man välja skärm eller projektor i konferensrummet?
Det beror främst på rummets storlek, synavstånd och önskad bildyta. Skärmar fungerar ofta mycket bra i mindre och mellanstora rum. Projektor är fortfarande ett starkt alternativ när bildytan behöver bli betydligt större.
Kan konferensrummet användas med deltagarnas egna datorer?
Ja. Ett konferensrum kan byggas för BYOD eller BYOM, där användarens egen dator får tillgång till rummets skärm, kamera, mikrofoner och högtalare. Anslutningen kan ske med kabel eller, beroende på systemet, trådlöst.
Går det att uppgradera ett befintligt konferensrum?
Ja. Det är ofta möjligt att behålla delar av den befintliga anläggningen och byta eller komplettera de delar som inte längre uppfyller verksamhetens krav.
Kan flera konferensrum få samma användargränssnitt?
Ja. Rummen kan innehålla olika tekniska lösningar men ändå byggas med samma grundläggande användarflöde och styrning. Det gör systemen enklare både för användarna och för organisationen som ska förvalta dem.
Kan konferensrum ha hörslinga?
Ja. Hörslingan kan integreras med konferenssystemets mikrofoner, DSP och övriga ljuddistribution så att både personer i rummet och distansdeltagare blir hörbara via systemet.
Kan konferenssystemet användas för streaming eller inspelning?
Ja. Kameror, mikrofoner och presentationskällor kan i rätt system även användas för inspelning, streaming och digitala utbildningar.
När bör AVAB komma in i ett konferensprojekt?
Helst innan rummet är färdigbyggt. Tidig projektering gör det enklare att planera placering av skärmar, projektorer, kameror, mikrofoner, kabelvägar, teknikrack, nätverk och el.
Installerar AVAB hela konferenssystemet?
Ja. AVAB kan hjälpa till med behovsanalys, projektering, produktval, installation, programmering, konfigurering, ljudinjustering, test, driftsättning, dokumentation och fortsatt service.
Ska ni bygga eller modernisera konferensrum?
Berätta hur konferensrummet ska användas
Skicka ritningar, bilder eller en beskrivning av lokalen så går vi igenom förutsättningarna och tar fram rätt teknisk nivå – från mindre mötesrum till stora konferenslokaler.
- Bild, ljud, mikrofoner, kamera och videokonferens
- Styrning, nätverk och tillgängligt ljud
- Projektering, installation, programmering och driftsättning